Al uw IT gecentraliseerd in één bedrijf

Optimalisatie is de sleutel tot een efficiënte document workflow

Printoplossingen

Smart Office Solutions

Efficiënt en veilig printen met uw multifunctional printer doet u met Smart Office Solutions, dit is standaard aanwezig op al onze printermodellen. Het printgedrag is volledig te registreren en te beheren. Zo kunt u b.v. specifieke instellingen toekennen per gebruiker, en in een duidelijk overzicht bekijken of er efficiënt met printopdrachten wordt gewerkt.

Document Server

Uitgesteld en beveiligd printen doet u via de Document Server, een programma dat standaard op de harde schrijf van de multifunctional printer is geïnstalleerd. Elke gebruiker kan de printopdrachten naar een eigen (beveiligde) mailbox op de multifunctional printer sturen, en drukt deze pas af als de gebruiker bij de printer staat. De documenten zijn alleen zichtbaar voor de opdrachtgever van de printopdracht. Een ander voordeel is dat bij centraal gebruik van de printer, de printopdrachten niet door elkaar komen te liggen.

Lage kosten bij printen

Om de kosten te besparen en inzichtelijk te houden, biedt Capta het all in printconcept. Daarmee voorkomt u onverwachte kosten, en blijft alles in zijn geheel overzichtelijk.

Scanoplossingen

Standaard scanoplossingen

Naast het afdrukken van document, is ook het digitaliseren van documenten een onmisbare functie in de dagelijkse werkzaamheden. Scannen naar diverse bestemmingen zoals mappen op de server en werkstations of rechtstreeks naar e-mailadressen is standaard aanwezig op elk model, dit kan in verschillende bestanden zoals pdf, tiff en jpeg. Via het overzichtelijk touch screen display wordt elk document in een handomdraai verzonden.

Aanvullende scanoplossingen

Daarnaast is er een mogelijkheid om aanvullende en aangepaste scansoftware te koppelen aan de programma’s waar u mee werkt, en zo rechtstreeks naar de juiste bestemmingen op de server te archiveren. De factuur wordt direct aan het juiste programma toegevoegd, of bijvoorbeeld wordt de correspondentie van uw klant direct in het klantendossier toegevoegd.

Uw scans kunnen rechtstreeks worden opgeslagen en gearchiveerd, zonder handmatig na te sorteren of extra handelingen te verrichten. Uw bestanden organiseert u sneller en efficiënter met onze betrouwbare apparatuur en slimme software.

Mobiele oplossingen

Smart Device print & scan

Afdrukken met of scannen naar uw mobiele telefoon en tablet, het gaat snel en eenvoudig met Smart Device print & scan.

Smartphone en tablet

Tegenwoordig gaan veel werkzaamheden via een smartphone en tablet, zo ook het bekijken en verwerken van documenten. Dan is het handig om direct te kunnen printen, of een document te scannen zonder tussenkomst van een pc. Dit kan rechtstreeks van- en naar uw smartphone of tablet met de Smart Device print & scan app, die u gratis kunt downloaden in de app store van Apple en Android. Deze app is geschikt van alle nieuwe en duurzame modellen.

Document management oplossingen

 

Documenten digitaliseren

 

 

Digitaal archiveren

 

Papieren documenten digitaliseren

Binnen een organisatie circuleren veel verschillende documenten. Door de toename van steeds meer informatie, gaat er ook meer tijd zitten in het verwerken, opslaan en ook weer kunnen vinden. Het verwerken van papieren documenten kan veel kostbare tijd in beslag nemen. Door het digitaliseren van documenten, kunnen medewerkers efficiënter en sneller werken.

Met de aanvullende softwarepakketten wordt het digitaliseren van alle documenten volledig geautomatiseerd, van scannen tot verwerken tot opslaan en archiveren. De software werkt met herkenningskenmerken en kan zo documenten verwerken op b.v. onderstaande punten :

  • De scansoftware leest kenmerken die vooraf zijn gedefinieerd bijvoorbeeld op postcode, nummer, barcode of bepaalde briefkenmerken
  • De scansoftware leest kenmerken in de tekst op basis van instructies vanaf een beginpunt. Dat kan bijvoorbeeld zijn de naam van de leverancier, een factuurnummer of een totaalbedrag

Intelligente software

Dankzij de koppeling van de scansoftware met de ERP / DMS / CRM omgeving waar u mee werkt zoals b.v. Exact, Afas, SharePoint enz. kunnen gebruikers documenten scannen, digitaliseren, bewerken, verspreiden en archiveren. De intelligente software zorgt ervoor dat de documenten automatisch naar de gewenste indeling worden geconverteerd, en naar het juiste softwarepakket worden gezonden.

Voordelen van solutions en integratie zijn o.a. :

  • De conversie kan automatisch naar een aantal indelingen zoals PDF, TIFF, JPEG, Word, Excel, XML
  • De gescande documenten worden doorzoekbaar en vindbaar dankzij OCR-tekstherkenning
  • Herkenning van bepaalde kenmerken van een document of gebruik van barcode
  • De scans kunnen worden verzonden naar elke netwerklocatie
  • Koppeling met uw ERP / DMS / CRM omgeving

Enkele voorbeelden

PAPERCUT

PaperCut MF™ beheert het gebruik van printers en kopieerapparaten door elke job te identificeren. In functie hiervan kan er worden gekozen hoe deze wordt aangerekend: er kan per pagina gefactureerd worden, of iedere print kan worden afgetrokken van het krediet dat aan de gebruiker of aan een groep gebruikers werd toegekend. U kan ook werken met de “stille” modus, waarbij enkel de leidinggevenden zicht hebben op de kosten, dankzij steeds actuele rapporten.

@REMOTE

@Remote zet verzamelde gegevens om in gedetailleerde apparaatkennis. Ongeacht de grootte van uw bedrijf kunt u uitvoerapparaten op een kosteneffectieve en geautomatiseerde manier beheren.

DOCUMENT MANAGER NX

Document Manager NX: nu kan iedereen probleemloos gescande papieren documenten en meer dan 150 elektronische bestandsformaten op zijn desktop samenvoegen, heel eenvoudig met slepen en neerzetten, zodat nieuwe documenttypes kunnen worden bewerkt en samengebracht voor delen en archiveren.

GLOBALSCAN NX

GlobalScan NX: éenvoudige keuzeknoppen “select and go” om de scan direct naar de gewenste locatie te sturen. De documentprocessen worden verbeterd, de productiviteit wordt verhoogd door het digitale verspreiden, delen en beheren van documenten. Bovendien bestaat de mogelijkheid om bewerkbare bestandsformaten rechtstreeks te scannen rechtstreeks vanaf een MFP en beveiliging toe te voegen aan PDF-bestanden voor nog meer flexibiliteit en gemoedsrust.

PRINT & SHARE

Print & Share: hierbij kan het toevoegen van bijvoorbeeld verschillende logo’s, algemene voorwaarden en andere variabele details, voorafgaand aan de distributie, ervoor zorgen dat eenvoudige taken ineens zeer complexe en tijdrovende taken worden. Dit wordt voortaan vereenvoudigd dankzij Print &Share : deze betaalbare en rendabele oplossing zorgt voor automatisering van al uw personalisaties, benut de volledige functionaliteit van uw printer, vereenvoudigt documentdistributie via e-mail, hard copy, fax of digitale documenten – en dat alles in slechts één klik.

DEVICE MANAGER NX

Met Device Manager NX kunt u uw informatie op papier beter beschikbaar maken. U kunt papieren en op afbeeldingen gebaseerde elektronische documenten converteren naar de bewerkbare bestandsformaten van uw keuze.

Nu kan iedereen probleemloos gescande papieren documenten en meer dan 150 elektronische bestandsformaten op zijn desktop samenvoegen, heel eenvoudig met slepen en neerzetten, zodat nieuwe documenttypes kunnen worden bewerkt en samengebracht voor delen en archiveren.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van Document solutions

Laat u dan informeren door één van onze consultants!

Al uw IT gecentraliseerd in één bedrijf

+32 89 68 03 31